Zamolba se piše na papiru A4 formata bez crta kompjutorski ili čitkim rukopisom.

• Učenik (ili roditelj) obvezno (u zaglavlju, tekstu  ili uz potpis na dnu zamolbe) navodi u koji razred ide (npr. 1.a, 3. c i sl.).
• U zaglavlju zamolbe mora jasno biti naznačeno tijelo (npr. Razredno vijeće,  Nastavničko vijeće, ravnatelj i sl.) kojem je upućena.
• U tekstu zamolbe mora jasno biti navedeno što se traži i razlog zbog kojeg se nešto traži.
• Uz zamolbu treba priložiti sve potrebne dokumente, potvrde, uvjerenja i sl. koji potvrđuju navode iznesene u zamolbi.
• Učenik (ili roditelj) osobno zamolbu urudžbira u učeničkoj referadi (tajništvu).
• Zamolbu za izostanak učenika iz škole zbog putovanja ili drugih razloga uz učenika potpisuju i roditelji ili samo roditelji.
• Zamolba mora biti urudžbirana na vrijeme u učeničkoj referadi (tajništvu).
• Zamolbe za izostanak  iz škole zbog putovanja i drugih obveza, moraju biti urudžbirane najmanje tjedan danaprije planiranog putovanja ili obveza zbog kojih se traži izostanak.
• Prema Statutu XVIII. gimnazije za izostanak do 3 (pojedinačna ili uzastopna) radna dana dozvolu daje razrednik, za izostanak do 7 (uzastopnih) radnih dana ravnatelj, a Nastavničko vijeće za izostanak do 15 (uzastopnih) radnih dana.